PRIVACY
POLICY
個人情報保護方針／
プライバシーポリシー
株式会社TOCH HOLDINGS（以下「当社」といいます。）は、「個人情報の保護に関する法律」（以下「個人情報保護法」といいます。）に基づく個人情報の適正な取扱いの確保について取り組むため、以下のとおりプライバシーポリシー（以下「本件ポリシー」といいます。）を定めます。
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1.当社の名称・住所・代表者の氏名
株式会社TOCH HOLDINGS
岡山県岡山市北区柳町1-1-27 TOCHビル岡山市役所筋3F
代表取締役 末長 一範 -
2.個人情報・個人データの定義
1.個人情報とは、生存する個人に関する情報であって、当該情報に含まれる氏名、住所、生年月日等により特定の個人を識別することができるものをいいます。個人識別符号（個人情報保護法第2条第2項）が含まれる情報も含みます。
2.個人データとは、個人情報データベース等（個人情報保護法第16条第1項）を構成する個人情報をいいます。
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3.関係法令等の遵守
当社は、個人情報保護法その他の法令及び個人情報保護委員会のガイドラインその他のガイドラインを遵守し、個人情報の適正な取扱いを行います。
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4.個人情報の取得・利用
当社は、個人情報を取得する際には、利用目的を公表または通知し（本件ポリシーによる公表を含みます。）、また、直接本人から契約書その他の書面（電磁的記録を含みます。）に記載された個人情報を取得する場合にはあらかじめ利用目的を明示し、適法かつ公正な手段によって取得します。
当社は、利用目的達成に必要な範囲で、適正に個人情報を利用します。 -
5.個人情報を利用する目的
当社が個人情報を利用する目的は、以下のとおりです。
1.お客様・お取引先に関する個人情報
ⅰ. お客様・お取引先様からのお問い合わせ･ご要望への対応や回答
ⅱ. その他取得に当たって明示した目的2.株主に関する個人情報
株主総会の招集通知、議案書等の発送
ⅰ. 配当金の支払3.当社の従業者に関する個人情報
給与・賞与処理等の人事・労務管理
ⅰ. 労働基準法、社会保険法、雇用保険法などの法令に基づく手続き
ⅱ. 社内メール、社内掲示板、ポータルサイトなどによる情報共有
ⅲ. 緊急時の連絡4.採用・募集活動応募者の方に関する個人情報
採用選考、採用に関わる連絡
ⅰ. 採用者の入社手続5.SUENAGA Groupとしての利用目的
当社業務の委託元である下記のSUENAGA Group各社ポリシー範囲内での目的
・岡山土地倉庫株式会社（https://www.okatochi.co.jp/privacypolicy/）
・岡山通運株式会社（https://okatuu.co.jp/privacypolicy/）
・岡山トヨペット株式会社（https://www.oktp.jp/privacy/）
・トヨタL&F岡山株式会社（https://toyota-lf-okayama.jp/privacy.php）
・トヨタホーム岡山株式会社（https://toyotahome-oka.com/policy/）
・株式会社トヨタレンタリース新岡山（https://www.r-sinoka.co.jp/privacy/）
ⅰ. SUENAGA Group各社の上記(1)～(4)に該当する事項に関連する業務のため
ⅱ. SUENAGA Group各社の取り扱う商品・サービスのご案内・ご提供・研究・開発及び充実のため
ⅲ. SUENAGA Group各社のリスクの把握及び管理を含む、経営管理のため -
6.個人データの共同利用について
当社は、お客様の個人データを次のとおり共同利用いたします。
1.利用目的
5 (1)、(3)、(4)、(5)の利用目的の範囲内で共同利用いたします。2.共同利用者の範囲
当社及び5(5)①のSUENAGA Group各社。3.共同利用する個人データの項目
氏名、連絡先（電話番号、メールアドレス、住所など）、所属組織名（会社名、団体名など）、その他、特定の個人を識別することができる情報。4.個人データの管理について責任を有する会社の名称・住所・代表者等共同利用する個人データについては当社が責任を負います。当社の住所及び代表者については、上記1をご覧ください。
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7.個人データの第三者提供
1. 当社は、次に掲げる場合を除いて、あらかじめ本人の同意を得ることなく、第三者に個人データを提供することはありません。
法令（条例を含みます。）に基づく場合
ⅰ.人の生命、身体または財産の保護のために必要がある場合であって、ご本人の同意を得ることが困難であるとき
ⅱ.公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが 困難であるとき
ⅲ.国の機関もしくは地方公共団体またはその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、ご本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき
ⅳ.学術研究機関等に個人データを提供する場合であって、当該学術研究機関等が当該個人データを学術研究目的で取扱う必要があるとき（当該個人データを取扱う目的の一部が学術研究目的である場合を含み、個人の権利利益を不当に侵害するおそれがある場合を除きます。）
ⅴ.あらかじめ法令上必要な事項を通知または公表し、かつ当社が個人情報保護委員会に届出をしたとき2. 次に掲げる場合には、当該個人データの提供先は第三者に該当しません。
当社が利用目的の達成に必要な範囲内において個人データの取扱いの全部または一部を委託する場合
ⅰ.合併その他の事由による事業の承継に伴って個人データが提供される場合
ⅱ.6の共同利用者の範囲に掲げる者に対して提供する場合 -
8.安全管理措置に関する事項
当社は、個人データについて、漏えい、滅失または毀損の防止等、その管理のために必要かつ適切な安全管理措置を講じます。また、個人データを取扱う従業者や委託先に対して、必要かつ適切な監督を行います。安全管理措置に関する概要は以下のとおりです。
（基本方針の策定）
個人データの適正な取扱いの確保のため、「関係法令・ガイドライン等の遵守」、「質問及び苦情処理の窓口」等について本基本指針を策定
（個人データの取扱いに係る規律の整備）
個人データの取得、利用、保存等を行う場合の基本的な取扱い方法を整備
（組織的安全管理措置）
個人情報の管理に関する責任者の設置、個人情報の取扱状況の点検および監査体制の整備と実施、漏えい事案等に対する体制の整備、等を実施
（人的安全管理措置）
個人データの秘密保持に関する内容を就業規則等の社内規程に記載
（物理的安全管理措置）
個人データを取り扱う機器、電子媒体及び書類等の盗難又は紛失等を防止するための措置等を実施
（技術的安全管理措置）
不正アクセスを防止するための強固なパスワードの使用、IDの共有禁止、暗号化設定可能な機器の使用、等の措置を実施 -
9.個人情報の開示等の請求
当社は、当社の有する保有個人データについて、個人情報保護法に基づきご本人から開示、訂正・追加・削除、利用停止・消去、第三者提供の停止または利用目的の通知にかかる請求があったときは、所定の手続に基づいて、ご本人または代理権限を有する者であることを確認の上、個人情報保護法に従い、適切に対応します。
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10.問い合わせ窓口
当社における個人データの取扱いに関するお問い合わせや苦情に関しては、下記の窓口までお願いいたします。
住所：岡山県岡山市北区柳町1-1-27 TOCHビル岡山市役所筋3F
担当部署：株式会社TOCH HOLDINGS システム戦略室
Ｅメールアドレス：system@toch-holdings.com -
11.プライバシーポリシーの変更
当社は必要に応じて、本件ポリシーの内容を変更することがあります。なお、当社が本ポリシーを変更する時は、ウェブサイト上に変更する旨を表示し、サイトに掲載された時から効力が発生するものとします。
制定日：2024年4月1日
最終改定日：2024年10月1日